SPORT CLUBCRMЯк працювати в CRM DogSportClub
CRM відкривається в браузері на комп'ютері клубу. Паролів немає: вхід — через службовий Telegram-бот. Оберіть свою роль — і читайте лише своє.
Перший вхід
Реєстрація — один раз, хвилина часу. Далі щодня — вхід і «Почати робочий день».
- «Почати робочий день»Після входу натисніть велику кнопку — відкриється ваш екран: рецепція — сканування, касир — прийом оплати, продажі — «Мій день», бухгалтерія — «Звіти».
- «Закінчити робочий день»Наприкінці зміни — кнопка вгорі. Перевірте підсумок (готівка й безготівка) → «Закінчити і вийти». Готівку здавайте за цим підсумком.
Рецепція
Головний екран — сканування. Одна велика кнопка завжди на тому самому місці.
Впустити клієнта
- Відскануйте картку або брелокАбо введіть номер картки чи телефон клієнта.
- Подивіться на вердикт угоріПід ним — клієнт, рахунок і перевірки: зелені ✓ — усе гаразд, червоні ✕ — причина відмови.
Можна впускатиНе впускати! Скоро закінчується
- «Впустити» → один екран: шафа, рушники, тренування1) Оберіть вільну шафку (Ж/Ч) і відскануйте ключ. 2) Рушники — кліками: двічі «Великий рушник» = два великих («−» — на один менше). 3) «Персональне тренування» — тренер (CRM пропонує того, з ким клієнт тренувався минулого разу) і послуга; «Групове» — заняття з сьогоднішнього розкладу. 4) Велика кнопка «Видати ключ і впустити» (або «Без шафи — впустити»). Рушники й тренування додаються до візиту одразу, тренер отримує тренування в боті.
Під час візиту — «Послуги й рушники»
- Рушники: у Grand і Grand (Спа) — 1 великий і 1 маленький на день безкоштовно; понад це — 35 ₴ і 25 ₴ з рахунку.
- Фото й документ: картка клієнта → «📷 Зробити фото» або «📱 З телефона» (QR). «Документ перевірено» — лише тип і повноліття. На рецепції фото видно при скануванні картки — звіряйте людину.
- Ціна продовження: доступна, лише якщо картка клієнта ще діє або закінчилась не більше 30 днів тому (у будь-якому клубі мережі). Біля ціни — до якої дати. Неактивна — CRM пише чому; продавайте за повною чи акційною.
- Списати тренування (клієнт уже в клубі): «Послуги й рушники» → «Персональне тренування» або «Групове тренування» → послуга, тренер, час → «Додати і надрукувати чек». Вартість списується з рахунку клієнта; якщо тренування входить у картку — поставте галочку «Списати бонусом з картки». Чек — тренеру. Те саме без візиту: картка клієнта → «Продати послугу».
- Примітки й зауваження: картка клієнта → «Примітки й зауваження» — що написали тренери після тренувань і колеги (травми, побажання), біля кожного — автор і посада. «Додати» — доповнення до наявних або заміна однієї з них (стара лишиться закресленою в історії); — своя примітка або зауваження клієнта до клубу. Зауваження опрацьовує старший адміністратор: «Звіти» → «Примітки й зауваження» → «Опрацьовано».
- «За записом» — якщо клієнт записаний наперед: тренер отримає «клієнт прийшов».
Розклад і групові заняття
- Записати на заняття: «Розклад» → «Тиждень» → заняття → «Записати клієнта» (пошук за прізвищем чи телефоном). Після початку — «Прийшов» / «Не прийшов». Клієнти можуть записатися й самі в боті клубу.
- Вільний вхід: запис не потрібен — «Відмітити присутнього», або «Групове тренування» до візиту з вибором заняття з розкладу (клієнт відмітиться сам).
- Зайнятість: «Розклад» → «Зайнятість» — зали й тренери по годинах на обраний день.
Вихід
Відскануйте ключ шафки → скільки рушників повернуто. Неповернутий великий — штраф 500 ₴, маленький — 300 ₴. Якщо клієнт вийшов пізніше часу своєї картки, CRM запропонує штраф: «Нарахувати» або «Без штрафу». Завжди закривайте вихід сканом ключа.
Гостьовий візит з бота
Відскануйте QR гостя або введіть 8-значний код → оплата готівкою чи терміналом → фото й ПІБ у картці.
Касир
Екран «Прийом оплати» — у касира стартовий. Також він є в меню в операційного директора, IT і старшого адміністратора (щоб підмінити касира чи перевірити внесення).
- Скан брелока чи карткиПеревірте ім'я клієнта на екрані.
- СумаВведіть суму, яку вносить клієнт.
- «Готівка» або «Безготівка»Гроші зараховуються на рахунок клієнта. Внизу — усі ваші внесення за зміну.
Продажі
Стартовий екран — «Мій день»: кому дзвонити сьогодні, гості з бота, швидкий пошук і новий клієнт.
- Календар дзвінків: продовження картки — одна задача: крок 1 за 14 днів до кінця, крок 2 в останній день, якщо не опрацювали або погодився й не купив; заморозка закінчилась; тиждень після гостьового візиту. Відкрийте день → результат: Відкладено (причина + дата), Погоджено (легко / з доводами) або Відмова (причина або своя). Покупка закриває дзвінок сама. Прострочені — по 5, далі «Показати ще»; понад 30 днів — закриваються самі як «Не опрацьовано». Продовження в іншому клубі мережі теж закриває дзвінок.
- Новий клієнт — фото й документ (обов'язково): ПІБ звірити з документом → картка клієнта → «📷 Зробити фото» (або «📱 З телефона» через QR) → «Документ перевірено» (тип, повнолітній так/ні). Не можна: записувати серію й номер документа, фотографувати чи сканувати паспорт, пересилати фото клієнтів у месенджери. Реквізити документа потрібні лише в акті повернення коштів понад 100 ₴ — їх вносить старший адміністратор.
- Продаж картки: картка клієнта → «Продати абонемент» → тип → ціна → оплата. Можна частину в кредит; старт — з сьогодні або з першого візиту. Ручна знижка — лише з причиною.
- Запис на послугу: картка клієнта → «Записати на послугу» → послуга → фахівець вашого клубу → дата й час.
- Група ризику (щопонеділка): Календар → «Група ризику»: А — перестав ходити, Б — сплячий, В — місячна картка й ходить активно, Г — новий ходить мало. Керівник → «Поставити в календар» (до 15 дзвінків на менеджера на день). Результат: «Не відповів» або наступний крок; відмова чи «думає» — з причиною.
- QR для гостьового запису: Календар → «QR для гостьового запису» — посилання для сайту й плакат для стійки.
Старший адміністратор
Усе, що рецепція, плюс небезпечні дії — завжди з причиною і в журнал. Ці дії доступні лише старшому адміністратору й операційному директору; звичайний адміністратор їх не бачить.
| Дія | Де | Коли |
|---|---|---|
| Сторно | Каса → біля операції | Помилкова операція: не видаляється, а компенсується |
| Заблокувати / розблокувати | Картка клієнта → абонемент | Порушення правил клубу; залишок депозиту списується |
| Повернення коштів | Картка клієнта → абонемент | Клієнт повертає картку: оплачене мінус використані дні; депозит не повертається |
| Анулювати продаж | Картка клієнта → абонемент | Помилка оформлення, у день продажу |
| Новий прайс | Прайс → «Новий прайс на основі поточного» | Старі прайси не змінюються; акційний — з датою кінця |
| Розклад групових занять | Розклад → «Зали», «Шаблон тижня» | Заняття щотижня: CRM ставить їх на 6 тижнів уперед. Заміна тренера чи скасування одного заняття — натиснути заняття в «Тиждень». Розклад сам іде на сайт, у додаток і в бот клубу |
| Персонал клубу | Персонал | Заявки з бота, співробітники, доступ адміністраторам, касирам, барменам |
| Об'єднати дублі | Картка клієнта → «Дублі клієнта» (або фільтр «Можливі дублі» в «Клієнтах») | Та сама людина має кілька карток клієнта (у старій програмі заводили нового клієнта з кожною карткою). Позначте дублі → причина → «Об'єднати»: картки, абонементи, візити, операції, примітки й фото перейдуть в одну картку; залишок рахунку — окремою операцією. Нічого не видаляється. Родину зі спільним телефоном не об'єднуйте. |
Операційний директор
Керує системою: доступи, ролі, мережі клубів, звіти. Власники клубу в CRM — роль «Засновник».
Статистика штрафів
«Звіти» → «Штрафи»: скільки і яких штрафів нараховано, по місяцях, хто нараховував, кого штрафують найчастіше, скільки скасовано сторно. Окремо — скільки штрафів CRM запропонувала на виході, скільки з них нараховано, а скільки пропущено («Без штрафу») і ким.
Відкрити доступ людині
- Людина пише боту /startУ «Персоналі» з'являється її заявка (блок «Заявки з бота»).
- «Доступ до CRM» біля заявкиІм'я й Telegram ID підставляться. Немає заявки — «Додати працівника» вручну.
- Роль і клубЗасновник: «Може редагувати» (без неї — лише перегляд) і «Звіти в Telegram». Засновнику, аудитору, IT — «Сповіщення безпеки» за бажанням.
- «Додати і надіслати запрошення»Людина отримає повідомлення в бот і входить кнопкою «🔑 Увійти».
Безпека входу
«Персонал», унизу. Для кожного клубу — «Додати IP» (статична адреса клубу) або «Це мережа клубу» біля входу в списку «Останні входи». Вхід працівника клубу з іншої адреси не блокується, але тим, у кого ввімкнено «Сповіщення безпеки», приходить повідомлення в бот: хто, звідки, коли.
Ризик відтоку
«Звіти» → «Ризик відтоку»: скільки платять, але не ходять; як кількість візитів за 30 днів до кінця картки впливає на продовження; як перший місяць нового клієнта впливає на продовження; результати дзвінків групі ризику проти контрольної групи. Візити й продовження — по всій мережі за телефоном.
Активність клієнтів
«Звіти» → «Активність клієнтів», період — щонайменше 4 тижні (за замовчуванням — минулий місяць). Видно: скільки власників карток ходили хоч раз, скільки ходять щотижня (були в клубі щонайменше в 75 % своїх тижнів), скільки в середньому ≥ 1 раз на тиждень, розподіл «не ходили / рідше / 1–2 / 2–3 / 3+ на тиждень». Справа — частка тих, хто користується персональними тренуваннями, груповими, масажем і спа, іншими послугами, баром, товарами.
Звіти за великий період і файли
«Звіти» рахуються з готових денних підсумків — звіт за рік чи кілька років відкривається за секунди (уперше за дуже великий період — до хвилини). Детальні списки — внизу «Звітів», блок «Файли»: «Усі операції — файлом» або «Усі візити — файлом» за обраний період. Малий файл завантажується одразу; великий формується у фоні — можна піти зі сторінки, бот повідомить, коли готово. Файли (CSV для Excel) зберігаються 7 днів, кожне завантаження — у журналі дій.
Дані в CRM
З 19.10.2026 CRM працює з робочою базою — справжні дані трьох клубів. Тестової копії й демо-дати більше немає: помилки виправляємо сторно, а не «пробуємо навмання».
Засновники й аудитор
Бачите всю мережу; змінювати — лише засновник із правом змін. Робочий день відкривати не потрібно.
- Бот: /startНадішліть свій Telegram ID операційному директору (або він побачить заявку сам).
- Бот: «🔑 Увійти»Після відкриття доступу — код для входу; відкриються «Звіти». Кнопки звітів — у боті.
- Бот: /start ще разЗ'являться кнопки звітів.
Тренерам і співробітникам без входу в CRM
Після реєстрації в боті у вас з'являться кнопки «📅 Мій розклад» (заняття й записи на 7 днів) і «📊 Моя статистика». Бот повідомляє, коли вас поставили в розклад, записали клієнта, клієнт прийшов або заняття скасоване; щовечора — розклад на завтра.
Безпека — правила для кожного
- Код і посилання з бота — лише для вас: нікому не повідомляйте, не пересилайте й не фотографуйте.
- Прийшло «Вхід у CRM виконано», а це були не ви — одразу скажіть старшому: він вимкне доступ, усі сесії закриються.
- Загубили телефон — скажіть старшому так само.
- На спільному комп'ютері рецепції наприкінці зміни — «Закінчити робочий день» (це й вихід).
- Нічого не видаляється: помилку виправляє старший через сторно.